Parlàvem fa uns dies de la importància i els beneficis de la comunicació interna a les petites i mitjanes empreses i de la necessitat de planificar-la.

Avui llistem algunes tècniques i eines a tenir en compte a l’hora de plantejar una estratègia de comunicació interna efectiva i eficient.

• Manual d’acolliment o benvinguda: es tracta d’un document clau per a la informació, integració i motivació del nou treballador. Cal que informi sobre la història, missió i visió de l’empresa, la seva situació actual i els seus reptes de futur, l’organigrama i els noms propis de la directiva, els drets i deures del treballador, els mecanismes de comunicació de que disposa,…

• Comunicats: són les comunicacions escrites que es fan des de la direcció als treballadors. Cal que siguin clares i concises, que indiquin l’autor i la manera de contactar-hi, que segueixin una mateixa estructura de disseny i que es pengin a un taulell de notícies visible i accessible a tots els treballadors. És un sistema rudimentari però pràctic i molt eficient, val la pena no menystenir-lo.

• Butlletins informatius: publicacions periòdiques amb informació sobre les darreres novetats de l’empresa. Es pot aprofitar per a informar de temes de salut laboral, responsabilitat social corporativa o d’interès general.

• Intranets: són sistemes informàtics per al comunicació dins de l’organització amb diferents funcionalitats: missatgeria instantània, taulells d’anuncis, wikis, fòrums… Aplicacions de codi obert com ara Elgg, Status , Twiki o Mahara ofereixen moltes d’aquestes utilitats de manera gratuïta.

• Enquestes: La millor manera se saber alguna cosa és preguntar-la. Les enquestes ens donaran informació objectiva i quantitativa sobre temes concrets.

• Polítiques de participació: Es poden vertebrar de múltiples maneres, des de la tradicional bústia de suggeriments fins a dinàmiques de grup, jornades per a la innovació o polítiques d’incentius. Les metodologies variaran en funció de la tipologia i estructura de l’empresa però l’objectiu sempre serà el mateix: crear un canal de comunicació ascendent que ajudi a la millora continuada del producte, la productivitat o les relacions laborals.

• Dinàmiques de grup i estades: Tot i que sovint es planifiquen per a millorar aspectes concrets com ara les habilitats directives o la cohesió del grup de treball, aquests esdeveniments són ideals per a obtenir informació informal i per a transmetre la filosofia i els valors corporatius.

• Passejades: Acabem amb una tècnica de sentit comú amb múltiples avantatges: passejar i parlar amb els treballadors. Obtindrem informació de primera mà, propiciarem el diàleg, trencarem barreres organitzatives, solucionarem dubtes, resoldrem petits conflictes i farem una mica d’esport…

Començaríem un negoci a un altre país sense saber qui són els nostres clients potencials, quina és la nostra competència, quina és la legislació o com ens donarem a conèixer? De ben segur que no.

Sovint les Pimes i els comerços afronten els projectes d’e-commerce com a simples extensions del seu negoci: ara vendré a Internet el que ja venia a la botiga o a través dels comercials…

Aquesta simplificació (i la promesa de beneficis a baix cost) comporta una precipitació que, malauradament, sol ser el primer pas cap a un fracàs.

Ara bé, el comerç electrònic és una aposta de futur interessant i lucrativa per a molts comerços i Pimes sempre que segueixin els quatre passos bàsics per a extendre el seu negoci a Internet:

1. Pla de màrqueting i planificació estratègica

En primer lloc cal conèixer el medi i les seves regles, cal informació.

Amb aquesta informació podrem definir uns objectius SMART i una política de producte (Quins productes vendrem?, Oferim prou varietat?, La nostra selecció aporta un valor afegit al client?), una política de preu (Com fixarem els preus? Quina serà la política de descomptes? Com cobrarem els ports?), una política de distribució (Com gestionarem la logística?) i una política de comunicació (Com ens donarem a conèixer? On farem publicitat?).

En aquesta fase cal ser viu i definir estratègies que ens permetin assolir objectius amb el mínim cost i la major efectivitat: utilitzar el disseny com a eina per a diferenciar-nos de la competència, generar informació complementaria dels productes que atregui nous compradors (receptes, guies útils,…), desenvolupar aplicacions que millorin l’experiència compradora del client (comentaris i recomanacions, plans de fidelització,…),…

2. Anàlisi de viabilitat

Amb el pla de màrqueting sobre la taula podrem estudiar la viabilitat econòmica del projecte i, si el veredicte és positiu, definir un calendari i posar-nos a treballar.
En cas contrari, valorarem si és possible modificar el projecte o si és més recomanable abandonar-lo.

3. Disseny i programació

No es tracta de fer la botiga més maca o innovadora sinó la més efectiva i rendible: hem de seguir estrictament allò que ens marca el pla de màrqueting.

L’estratègia de marca, el públic potencial i la competència així com el gust estètic i criteris més tècnics com la usabilitat o l’accessibilitat definiran el programa d’identitat visual i el disseny gràfic del lloc.

El tipus i la quantitat de productes, la informació que hem de donar de cada un, la operativa de compra, el protocol de manteniment,… determinaran quina ha de ser l’estructura de la botiga i les aplicacions que cal programar (cistella de la compra, passarel·la de pagament,…).

4. Promoció i manteniment

S’estima que a Internet hi ha prop de 27.000 milions de pàgines web, la nostra serà una més… Queda clar que serà vital promocionar-la i donar-la a conèixer als nostres clients potencials a través d’estratègies efectives tant on-line (posicionament a cercadors, promoció a xarxes socials, intercanvi de links, e-mailings,…) com off-line (publicitat a premsa especialitzada o sectorial, valles publicitàries, màrqueting de guerrilla,…).

Finalment, no n’hi ha prou amb engegar un projecte ben pensat i estructurat, cal mantenir-lo i renovar-lo: actualitzar productes i preus, fer ofertes i promocions, fer el seguiment de les comandes, solucionar dubtes dels clients, fer campanyes de fidelització,… i obtenir informació real del què està passant (quanta gent ens visita?, què miren? Quan compren?,…), informació que serà vital per a avaluar el compliment dels objectius, millorar l’efectivitat de la botiga i marcar-se noves fites.