Parlàvem fa uns dies de la importància i els beneficis de la comunicació interna a les petites i mitjanes empreses i de la necessitat de planificar-la.

Avui llistem algunes tècniques i eines a tenir en compte a l’hora de plantejar una estratègia de comunicació interna efectiva i eficient.

• Manual d’acolliment o benvinguda: es tracta d’un document clau per a la informació, integració i motivació del nou treballador. Cal que informi sobre la història, missió i visió de l’empresa, la seva situació actual i els seus reptes de futur, l’organigrama i els noms propis de la directiva, els drets i deures del treballador, els mecanismes de comunicació de que disposa,…

• Comunicats: són les comunicacions escrites que es fan des de la direcció als treballadors. Cal que siguin clares i concises, que indiquin l’autor i la manera de contactar-hi, que segueixin una mateixa estructura de disseny i que es pengin a un taulell de notícies visible i accessible a tots els treballadors. És un sistema rudimentari però pràctic i molt eficient, val la pena no menystenir-lo.

• Butlletins informatius: publicacions periòdiques amb informació sobre les darreres novetats de l’empresa. Es pot aprofitar per a informar de temes de salut laboral, responsabilitat social corporativa o d’interès general.

• Intranets: són sistemes informàtics per al comunicació dins de l’organització amb diferents funcionalitats: missatgeria instantània, taulells d’anuncis, wikis, fòrums… Aplicacions de codi obert com ara Elgg, Status , Twiki o Mahara ofereixen moltes d’aquestes utilitats de manera gratuïta.

• Enquestes: La millor manera se saber alguna cosa és preguntar-la. Les enquestes ens donaran informació objectiva i quantitativa sobre temes concrets.

• Polítiques de participació: Es poden vertebrar de múltiples maneres, des de la tradicional bústia de suggeriments fins a dinàmiques de grup, jornades per a la innovació o polítiques d’incentius. Les metodologies variaran en funció de la tipologia i estructura de l’empresa però l’objectiu sempre serà el mateix: crear un canal de comunicació ascendent que ajudi a la millora continuada del producte, la productivitat o les relacions laborals.

• Dinàmiques de grup i estades: Tot i que sovint es planifiquen per a millorar aspectes concrets com ara les habilitats directives o la cohesió del grup de treball, aquests esdeveniments són ideals per a obtenir informació informal i per a transmetre la filosofia i els valors corporatius.

• Passejades: Acabem amb una tècnica de sentit comú amb múltiples avantatges: passejar i parlar amb els treballadors. Obtindrem informació de primera mà, propiciarem el diàleg, trencarem barreres organitzatives, solucionarem dubtes, resoldrem petits conflictes i farem una mica d’esport…

La comunicació interna és aquella que es dóna en el si d’una organització: entre els treballadors i la direcció, entre diferents departaments o delegacions,…

Massa sovint detectem que aquest és un apartat oblidat o menystingut a les petites i mitjanes empreses que no li destinen recursos ni atenció. En aquests casos la comunicació sol ser unidireccional (des de la direcció cap als treballadors), impulsiva (sense planificació prèvia) i reactiva (per a tapar forats).

Això fa que els treballadors esdevinguin mers espectadors a l’expectativa d’esporàdics i informals comunicats de la direcció: desmotivats, desorientats, desaprofitats i, en el pitjor dels casos, creient coses que no són certes.

La comunicació interna és bàsica per a motivar als equips de treball, fidelitzar als (bons) treballadors, detectar i rendibilitzar el talent, crear sinergies, implantar polítiques de millora continuada, gestionar reformes organitzatives o afrontar situacions de crisi.

Cal que els membres de l’organització coneguin i comparteixin la missió, la visió, la filosofia, els valors i l’estratègia de l’empresa. Que se sentin lliures d’opinar i que disposin de canals per a fer-ho de manera ordenada i eficient.

Tot i això, és evident que no tothom ho ha de saber tot i és per això que cal una planificació prèvia per a saber què s’ha de dir, a qui, com i quan. I també per a decidir quines eines comunicatives cal utilitzar: intranets, manuals corporatius, manuals de benvinguda, convencions anuals, dinàmiques de grup, taulells d’anuncis, wikis,…

Disposa la vostra empresa d’una política de comunicació interna?