Hablábamos hace unos días de la importancia y los beneficios de la comunicación interna para las pequeñas y medianas empresas y de la necesidad de planificarla.

Hoy listamos algunas técnicas y herramientas a tener en cuenta a la hora de plantear una estrategia de comunicación interna efectiva y eficiente.

• Manual de  bienvenida: se trata de un documento clave para la información, integración y motivación del nuevo trabajador. Es importante que informe sobre la historia, misión y visión de la empresa, su situación actual y sus retos de futuro, sobre el organigrama y los nombres propios de la directiva, los derechos y deberes del trabajador, los mecanismos de comunicación de que dispone …
• Comunicados: son las comunicaciones escritas que se hacen desde la dirección a los trabajadores. Hace falta que sean claras y concisas, que indiquen el autor y la manera de contactar, que sigan una misma estructura de diseño y que se cuelguen en un mostrador de noticias visible y accesible a todos los trabajadores. Es un sistema rudimentario pero práctico y muy eficiente, vale la pena no despreciarlo.
• Boletines informativos: publicaciones periódicas con información sobre las últimas novedades de la empresa. Se puede aprovechar para informar de temas de salud laboral, responsabilidad social corporativa o de interés general.
• Intranets: son sistemas informáticos para la comunicación dentro de la organización con diferentes funcionalidades: mensajería instantánea, tablones de anuncios, wikis, foros … Aplicaciones de código abierto como Elgg, Status, Twiki o Mahara ofrecen muchas de estas utilidades de manera gratuita.
• Encuestas: La mejor manera se saber alguna cosa es preguntarla. Las encuestas nos darán información objetiva y cuantitativa sobre temas concretos.
• Políticas de participación: Se pueden vertebrar de múltiples maneras, desde el tradicional buzón de sugerencias hasta dinámicas de grupo, jornadas para la innovación o políticas de incentivos. Las metodologías variarán en función de la tipología y estructura de la empresa pero el objetivo siempre será lo mismo: crear un canal de comunicación ascendente que ayude a la mejora continuada del producto, la productividad o las relaciones laborales.
• Dinámicas de grupo y estancias: Aunque a menudo se planifican para mejorar aspectos concretos como las habilidades directivas o la cohesión del grupo de trabajo, estos acontecimientos son ideales para obtener información informal y para transmitir la filosofía y los valores ellos corporativos.
• Paseos: Acabamos con una técnica de sentido común con múltiples ventajas: pasear y hablar con los trabajadores. Obtendremos información de primera mano, propiciaremos el diálogo, romperemos barreras organizativas, solucionaremos dudas, resolveremos pequeños conflictos y haremos un poco de deporte

La comunicación interna es aquélla que se da en el seno de una organización: entre los trabajadores y la dirección, entre diferentes departamentos o delegacions,…

Demasiado a menudo detectamos que éste es un apartado olvidado o despreciado a las pequeñas y medianas empresas que no le destinan recursos ni atención. En estos casos la comunicación suele ser unidireccional (desde la dirección hacia los trabajadores), impulsiva (sin planificación previa) y reactiva (para tapar agujeros).

Eso hace que los trabajadores se conviertan en meros espectadores a la expectativa de esporádicos e informales comunicados de la dirección: desmotivados, desorientados, desperdiciados y, en el peor de los casos, creyendo cosas que no son ciertas.

La comunicación interna es básica para motivar a los equipos de trabajo, fidelizar a los (buenos) trabajadores, detectar y rentabilizar el talento, crear sinergias, implantar políticas de mejora continuada, gestionar reformas organizativas o afrontar situaciones de crisis.

Hace falta que los miembros de la organización conozcan y compartan la misión, la visión, la filosofía, los valores y la estrategia de la empresa. Que se sientan libres de opinar y que dispongan de canales para hacerlo de manera ordenada y eficiente.

Sin embargo, es evidente que no todo el mundo lo tiene que saber todo, es por eso que hace falta una planificación previa para saber qué se tiene que decir, a quien, cómo y cuándo. Y también para decidir qué herramientas comunicativas hay que utilizar: intranets, manuales corporativos, manuales de bienvenida, convenciones anuales, dinámicas de grupo, tablones de anuncios, wikis,…

¿Dispone vuestra empresa de una política de comunicación interna?